Conditions Générales d'Utilisation et Politique de Confidentialité
Dernière mise à jour : 14/07/2026
Bienvenue sur AcademiaGest ("la Plateforme"), éditée par AcademiaGest (représentée par M. AHIFFON Jephté), dont le siège social est situé à Cotonou, République du Bénin.
L'utilisation de notre Plateforme implique l'acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU). En cochant la case d'acceptation lors de l'inscription, vous reconnaissez avoir lu et accepté ces conditions.
1. Objet de la Plateforme
AcademiaGest est un logiciel en tant que service (SaaS) destiné aux établissements scolaires au Bénin pour la gestion administrative, académique (notes, bulletins, emplois du temps), et la communication avec les parents d'élèves.
2. Rôles et Responsabilités (Obligation de déclaration APDP)
Conformément aux dispositions du Livre V du Code du Numérique en République du Bénin :
- Le Responsable de Traitement est l'Établissement scolaire qui utilise AcademiaGest. RAPPEL IMPORTANT : Il incombe à l'Établissement de procéder lui-même à la déclaration ou à la demande d'autorisation de son traitement de données auprès de l'APDP.
- Le Sous-traitant est AcademiaGest, qui agit exclusivement sur instruction documentée de l'Établissement scolaire. Les obligations de sous-traitance feront l'objet d'un accord séparé (Contrat de Sous-Traitance ou Data Processing Agreement) annexé au contrat d'abonnement.
3. Données Personnelles Collectées et Protection des Mineurs
Dans le cadre de ses services, AcademiaGest héberge les données suivantes :
- Pour les élèves (Mineurs) : Nom, prénoms, date de naissance, sexe, notes, absences, sanctions. Le traitement des données de mineurs exige une protection renforcée. L'établissement s'engage à avoir obtenu le consentement des tuteurs légaux (parents) pour le traitement de ces données.
- Pour les parents : Nom, prénoms, numéro de téléphone, adresse email.
- Pour le personnel : Nom, prénoms, rôles, contacts.
4. Finalité du Traitement
Les données sont collectées exclusivement pour :
- La génération et l'archivage des bulletins scolaires.
- Le suivi de la scolarité et de l'assiduité.
- La notification des parents d'élèves via WhatsApp ou Email.
- La gestion financière des frais de scolarité.
Aucune donnée n'est revendue, louée ou exploitée commercialement par AcademiaGest.
5. Hébergement, Sécurité et Durée de conservation
Localisation et Hébergement : Les données sont hébergées sur des serveurs Cloud hautement sécurisés (actuellement sur des datacenters internationaux type Neon/AWS, impliquant un transfert hors CEDEAO encadré par des mesures de sécurité strictes).
Durée de conservation :
- Pendant la durée de l'abonnement : Les données restent accessibles à l'établissement.
- Données inactives : Les données d'élèves ayant quitté l'établissement depuis plus de 3 ans seront anonymisées ou supprimées (sauf archivage légal géré par l'école).
- En cas de résiliation : Les données sont restituées à l'école puis définitivement supprimées de nos serveurs dans un délai maximum de 30 jours.
6. Notification de Violation de Données
En cas de faille de sécurité ou de violation de données à caractère personnel (breach), AcademiaGest s'engage à notifier l'Établissement scolaire concerné dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance, afin de lui permettre de remplir ses obligations légales vis-à-vis de l'APDP et des personnes concernées.
7. Utilisation de l'API WhatsApp (Tiers International)
L'envoi des messages aux parents s'effectue via l'écosystème WhatsApp (Meta). L'utilisation de ce service implique un transfert technique des numéros de téléphone et des contenus des messages via les infrastructures de Meta Platforms Inc. (tiers international). L'établissement s'engage à informer les parents de ce canal de communication et à obtenir leur accord.
8. Droits des Personnes et Réclamations
Conformément à la loi béninoise, toute personne (ou son représentant légal) dispose d'un droit d'accès, de rectification, de suppression et d'opposition. Ces demandes doivent être adressées en priorité au Directeur de l'Établissement scolaire. L'équipe d'AcademiaGest assistera l'établissement pour répondre à ces requêtes.
Pour toute question technique, contactez : contact@academiagest.tech.
En cas de litige relatif à la protection des données, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) au Bénin (www.apdp.bj).